Kanadai HR a korona idején

0

Az elmúlt 7 hónapban végig nagyon emberi módon kezelték a helyzetet annál a cégnél, ahol Kanadában Btimka dolgozik, aki ezért az intézkedések alapján elhiszi a felsővezetőknek, hogy valóban fontosnak tartják a dolgozók egészségét és jóllétét. Persze a hatékonyságot és profitot is…

„Hogyan kezeli kis munkahelyi csapatunk a járványt? Az talán elhangzott már, hogy a HR Business Partner team amelynek része vagyok, a biztosító adminisztrációs szervezetét támogatja.

Ez egy több ezer fős szervezet, de közvetlen kapcsolatban nem az egyes dolgozókkal, hanem az igazgatókkal, vezérhelyettesekkel és vezérigazgatókkal állunk.

A nem-vezetők HR kérdéseire egy profi csapat válaszol telefonon vagy egy internetes felületen. Ők gyakorlatilag egy kis HR Call Center. A vezetők is betelefonálhatnak ide, de kérdéseik sokszor inkább rendszerszintűek, vagy HR programokra vonatkoznak, esetleg valamilyen fejlesztést javasolnak – és ezekre jellemzően az HRBP-k (HR Business Partnerek) válaszolnak.

A vezetők kiszolgálását a pár fős csapatunk látja el, ezért nagyon fontos a hatékonyság, automatizálás, programok és folyamatok kidolgozása. Én business consultant vagyok a csapatban és ezért az automatizálás és a programok kidolgozása általában rám hárul. Milyen programokra volt szükség mióta kitört a járvány?

Még márciusban Ontario tartományban (is) bezártak minden, nem létfontosságú üzletet a biztonsági intézkedések részeként. A tartományi vezetés kiadott egy listát a nyitva tartható boltokról és vállalkozásokról – ez önmagában elég viccesen nézett ki, mert kb. minden ágazat rajta maradt.

Határozottan könnyebb lett volna arról az 5 tevékenységről listát készíteni, amit be kellett zárni – a szépségszalonok, fitness termek és sportközpontok, könyvtárak, lehet, hogy csak 4? � A biztosítók tevékenységét alapvetőnek értékelték, így az irodaházakat nyitva tarthattuk.

Ez éppen akkor történt, amikor Montrealban a fertőzések száma exponenciálisan növekedett. Ezért a kijárási korlátozás részeként rendőrök kezdtek kérdezősködni a belvárosban, ki hova megy. Az ott dolgozó munkatársaink pedig aggódni kezdtek emiatt.

Nem jöttek hírek bírságról, még figyelmeztetésről sem, de nem kellemes dolgozni menni egy eleve veszélyes helyzetben, ha még a hatóság is ellenőrizget.

Ezzel egyidőben a cégünk eldöntötte, hogy érvényteleníti a belépőkártyákat, és csak az léphet be az irodákba, akit létfontosságú dolgozónak nyilvánítottunk. Erre elsősorban a bent dolgozó kollégák védelme érdekében volt szükség.

Korábban már eltávolították egymástól a munkahelyeket biztonságos távolságba; és biztosították az extra takarítást; az íróasztalt elhagyva kötelezővé vált a maszkviselés; a dolgozók is megértették, hogy távolságot kell tartaniuk a munkahelyen is.

Ezt veszélyeztette volna, ha közben más munkatársak is bejárkálnak az irodába, felvenni valami személyes tárgyat, eszközt, kinyomtatni valamit, esetleg eltávolodni kicsit az otthoni káosztól. Bárki közülük lehet hordozó, és az otthonról dolgozók nincsenek is tisztában az új biztonsági szabályokról az irodán belül.

Hogy a kártyák letiltását véghezvihessék, először is szükség volt egy listára azokról a munkatársakról, akik csak az irodából tudják ellátni feladataikat.

A megoldandó feladat ezen a ponton az volt, hogy 4 különböző listát kellett konszolidálnunk, mert a gyűjtést a krízis menedzsment csoport kezdte el, majd a felsővezetők kiadták feladatul a vezetőknek, hogy készítsenek listát, lekértük a beléptető kártya adatokat, és még az indoklások áttekintésével a felsővezetők is készítettek egy módosított névsort.

Ebből egy összedolgozott, egységes listát hoztam létre, ami nemcsak másolás-beillesztést és a duplikációk kiszűrését jelentette, hanem rengeteg egyeztetést, visszakérdezést, párbeszédet is. Ez volt a kiinduló lista a kártyák érvénytelenítéséhez.

Közben döntés született arról is, hogy a továbbra is irodába járó munkatársaknak kiállítunk egy igazolást. Ennek birtokában például Montreal belvárosban is magabiztosabban tudnak közlekedni a kollégák.

Összesen néhány száz levelet adtunk ki 2 nap alatt. Nem tűnik soknak így utólag, csakhogy ezeket a lépéseket kellett levezényelni 2 nap alatt: a levelet jogászaink készítették, aztán hivatalos fordítóiroda biztosította a francia verziót; közben folyt a listakészítés, hogy tudjuk, kinek lesz szüksége igazolásra.

Mikor a névsor és a fordítás is készen állt, kezdtünk vakarózni, hogy milyen módszerrel lehetne hatékonyan elkészíteni és eljuttatni a dolgozókhoz a levelet. A multik hatékonyságát kiválóan mutatja, hogy a 2 napból nettó egyet megbeszéléseken ültem, ahol próbáltuk ezt a legapróbb részletekig megtervezni. A végén már kértem, hagyjanak már dolgozni és akkor elkészül. 😉

Lekérdeztem a levélhez szükséges adatokat – preferált nyelv, iroda címe, a francia szöveg miatt nő/férfi. Nem tudok hozzászokni, a francia munkatársaknál, különösen Kanadában ez egyáltalán nem egyértelmű.

Az én tippem általában pont ellentétes a valósággal, többször előfordult hogy beszéltem valakiről mint „she” és kijavítottak „you know that’s a He, eh?” vagyis ugye tudod, hogy ő férfi? Jó példa a Jean vagy a Michel keresztnév, ők mindketten pasik. (…)

Két éve indult a cégnél az ún. alkotói szabadság (Sabbatical) program. Amikor a munkatársak tavaly jelentkeztek erre a programra, általában valamilyen utazást jelöltek meg az indoklásban – sokan rég látott családtagjaikat tervezték meglátogatni, mások körutazást terveztek a családjukkal, sokan önkénteskedni utaztak volna rászoruló vidékekre.

A többszáz engedélyezett szabadság jelentős részébe a vírus átírta a terveket. Valamikor nyár elején kommunikáltuk, hogy az idénre elfogadott Sabbatical-okat le lehet mondani, és cserébe a következő 4 évben bármikor újra lehet jelentkezni.

És most november elején indul az év végi teljesítményértékelés – béremelés időszak. Egyelőre a szokásos folyamatra készülünk, de már érezhető a vezetők kérdéseiből, igényeiből, más, jobb megoldásokra lesz szükség.”

A teljes írás itt olvasható el.

Isten, fegyverek, kormány

(Fotó: pixabay.com/louisehoffmann83)

Share.

About Author

Leave A Reply